Diskussionen im Kundenportal – Threads, Erwähnungen, Dateien
Diskussionen sind Gespräche zwischen Ihrem Team und Ihren Kunden, angehängt an das Projekt, die Aufgabe, die Datei oder die Genehmigung, um die es geht. Jeder Kontext hat genau einen Thread, sodass der Verlauf direkt bei der Arbeit bleibt. Interne Kommentare stehen neben den Kundennachrichten, werden aber nie ans Portal gesendet.
Auf einen Blick
| Was es ist | Threads mit Antworten, verknüpft mit einem Projekt, einer Aufgabe, Datei, Genehmigung oder Änderungsanfrage |
| Wo Sie es finden | Team: Kunden in der oberen Navigationsleiste > Diskussionen, oder der Tab Diskussionen eines Projekts. Kunde: Diskussionen in der linken Leiste |
| Wer es nutzen kann | Team: Inhaber und Admins. Kunden: Admin und Mitglied können schreiben, Betrachter nur lesen |
| Tarif | Pro oder Business |
Wie starte ich eine Diskussion?
- Öffnen Sie Diskussionen und wählen Sie die Schaltfläche + mit der Beschriftung Neue Diskussion.
- Wählen Sie das Projekt. Es werden nur Projekte mit eingeschaltetem Portal aufgelistet.
- Wählen Sie unter Worum geht es das Projekt allgemein, eine Aufgabe, eine Datei oder eine Genehmigung. Nur für Kunden sichtbare Aufgaben und Dateien sowie Genehmigungen, die der Kunde sehen kann, können eine für Kunden sichtbare Diskussion tragen.
- Optional wählen Sie unter Benachrichtigen, wer benachrichtigt wird. Alle im Projekt können den Thread weiterhin lesen. Nur die von Ihnen gewählten Personen werden benachrichtigt.
- Schreiben Sie die Erste Nachricht und wählen Sie Diskussion starten.
Sie können auch in der Zeile eines Kunden mit Nachricht beginnen. Bei einem Kunden ohne Projekte erscheint die Aufforderung, zuerst eines zuzuweisen.
Wie antworte ich, und was bleibt privat?
Im Thread hat das Eingabefeld einen Schalter: Für Kunden sichtbar oder Interner Kommentar. Eine Zeile unter dem Feld sagt Ihnen, wer die Nachricht sehen wird, zum Beispiel „Nur Ihr Team kann das sehen“. Mit Strg+Enter senden Sie ab. Nachrichten unterstützen Fett, Kursiv, Unterstrichen, Überschriften, Listen und Links.
- Für Kunden sichtbare Nachrichten gehen an die Kundenbenutzer im Projekt.
- Interne Kommentare werden mit dem Hinweis „Der Kunde kann das nicht sehen.“ gespeichert und verlassen Ihr Team nie.
Wenn die verknüpfte Aufgabe oder Datei „Nur intern“ ist, zeigt der Thread das Etikett Ausgeblendet, und das Senden einer für Kunden sichtbaren Nachricht wird abgelehnt. Schreiben Sie einen internen Kommentar oder geben Sie das Element zuerst frei. Wird das Element wieder für Kunden sichtbar, ist auch der Thread für den Kunden wieder da.
Wie funktionieren Erwähnungen?
Tippen Sie im Editor @. In einer für Kunden sichtbaren Antwort schlägt er aktive Kundenbenutzer im Projekt vor. In einem internen Kommentar schlägt er Teammitglieder vor. Die beiden Listen werden nie vermischt: Ein interner Kommentar kann keinen Kunden erwähnen, und eine für Kunden sichtbare Nachricht kann kein Teammitglied erwähnen. Eine Erwähnung grenzt ein, wer benachrichtigt wird. Sie blendet den Thread nicht für andere im Projekt aus.
Welche Grenzen gelten für Anhänge?
Sie können bis zu 5 Dateien pro Nachricht anhängen, jeweils bis zu 100 MB. Eine Nachricht darf auch nur aus Dateien bestehen. Im Editor sind Nachrichten auf 4000 Zeichen begrenzt.
Angehängte Dateien landen im Tab Dateien des Projekts. Wenn Sie eine für Kunden sichtbare Nachricht senden, wird die angehängte Version mit dem Kunden geteilt und als für Kunden sichtbar gemacht protokolliert. Dateien an einem internen Kommentar bleiben „Nur intern“.
Können Kunden Nachrichten schreiben, die mein Team nicht sehen kann?
Ja. Kunden-Admins und -Mitglieder können eine Antwort senden, die als Nur Kundenbenutzer markiert ist und nur für Kundenmitglieder und -Admins in diesem Projekt sichtbar ist. Ihr Team sieht sie nicht, und Zähler für Ungelesenes ignorieren sie. Die Vorschau als Kunde zeigt sie mit der Markierung „Nur Kundenbenutzer“. An diese Nachrichten können Kunden keine Dateien anhängen.
Was kann ich bearbeiten oder löschen?
Das Team kann eine Nachricht nach dem Absenden weder bearbeiten noch löschen. Kunden können ihre eigenen Nachrichten bearbeiten und löschen, außer in Threads zu Änderungsanfragen. Eine gelöschte Nachricht hinterlässt den Hinweis „Diese Nachricht wurde gelöscht“. Das Öffnen eines Threads markiert ihn nur für Sie als gelesen.
Was sieht der Kunde?
Kunden sehen Threads zu Elementen, die mit ihnen geteilt wurden. Ungelesene Threads zeigen ein Abzeichen in der linken Leiste und einen Punkt am Tab „Diskussionen“ des Projekts. Sie können nach Alle oder Ungelesen und nach Typ filtern: Projekt, Aufgabe, Datei, Genehmigung oder Änderungsanfrage. Die Tour durch das Kundenportal zeigt die Sicht des Kunden, und mit der Vorschau als Kunde prüfen Sie sie selbst.
Best Practices
- Prüfen Sie den Schalter vor dem Senden, denn Für Kunden sichtbar geht an Kundenbenutzer, während Interner Kommentar Ihr Team nie verlässt.
- Geben Sie die Aufgabe oder Datei zuerst frei, wenn der Kunde im Thread sein soll, denn eine für Kunden sichtbare Nachricht zu einem Element, das „Nur intern“ ist, wird abgelehnt.
- Wählen Sie mit Benachrichtigen, wer informiert wird, denn alle im Projekt können den Thread lesen, aber nur die von Ihnen gewählten Personen werden benachrichtigt.
- Lesen Sie vor dem Senden Korrektur, denn das Team kann eine Nachricht nach dem Absenden weder bearbeiten noch löschen.
- Denken Sie daran, dass das Anhängen einer Datei an eine für Kunden sichtbare Nachricht sie teilt, denn die angehängte Version wird als für Kunden sichtbar gemacht protokolliert.