Willkommen bei Worklenz

Was ist Worklenz?

Worklenz ist eine kostenlose Open-Source-Plattform für das Agenturmanagement. Sie bringt Ihre Projekte, Ihr Team, Ihre Kunden und die Zeiterfassung an einem Ort zusammen, damit Sie nicht mehr zwischen Tabellen und verstreuten Tools jonglieren müssen und sich auf gute Arbeit konzentrieren können.

Ob Sie eine Kreativagentur, ein Softwareteam oder eine wachsende Beratung führen: Worklenz gibt Ihnen die Übersicht und Kontrolle, um Kundenprojekte zu steuern, die Rentabilität zu verfolgen und Ihr Team produktiv zu halten. Weil es Open Source ist, können Sie den Code einsehen, selbst hosten und an die Arbeitsweise Ihrer Agentur anpassen, ohne dass Preise pro Platz Ihr Wachstum bremsen.

Für wen ist Worklenz gedacht?

• Agenturen, die abrechenbare Stunden erfassen, Kundenprojekte verwalten und profitabel bleiben müssen.
• Kleine Unternehmen, die einen einfachen Weg suchen, Projekte zu organisieren und mit ihrem Team zusammenzuarbeiten.
• Freelancer und Berater, die Aufgaben verwalten, Zeit erfassen und ihre Kunden auf dem Laufenden halten wollen.

Warum Worklenz?

Worklenz trifft die richtige Balance zwischen Einfachheit, Anpassungsfähigkeit und leistungsstarken Funktionen, sodass Sie alles auf einer Plattform verwalten können.

• Projekte und Rentabilität an einem Ort Erfassen Sie Zeit mit einem Klick und sehen Sie in Echtzeit, welche Projekte profitabel sind. Individuelle Workflows, Budgetüberwachung und Aufgabenabhängigkeiten halten alles im Plan.
• Team ausbalancieren, Kunden informieren Verteilen Sie die Arbeit klug und weisen Sie Projekte nach Kapazität und Fähigkeiten zu. Kunden erhalten Portalzugriff, um den Fortschritt jederzeit zu sehen – Schluss mit endlosen Statusmeetings.
• Mühelose Zeiterfassung Erfassen Sie jede abrechenbare Stunde mit einem Klick oder per schneller manueller Eingabe. Sehen Sie genau, wohin die Stunden fließen, damit kein Umsatz verloren geht.
• Finanzielle Klarheit Wissen Sie, welche Kunden profitabel sind, bevor Projekte enden. Überwachen Sie Verbrauchsrate sowie tatsächliche und geschätzte Kosten in einem Dashboard.
• Ressourcenplanung Sehen Sie die Verfügbarkeit Ihres gesamten Teams auf einen Blick und weisen Sie Arbeit nach Fähigkeiten und Kapazität zu, ohne jemanden zu überlasten.
• Berichte und Dashboards Ein Dashboard zeigt den aktuellen Fortschritt, die bisherigen Ergebnisse und das, was als Nächstes kommt, damit Sie Problemen immer einen Schritt voraus sind.
• Flexibel und anpassungsfähig Worklenz passt sich Ihrem Workflow an, ob Sie Agile, Scrum oder einen eigenen Ansatz verfolgen. Dank der intuitiven Oberfläche gelingt der Einstieg schnell und mit minimalem Einrichtungsaufwand.
• Cloud und Self-Hosted Wählen Sie zwischen einer Cloud-Lösung und dem Selbsthosting. In regulierten Branchen gibt Ihnen der Betrieb auf eigener Infrastruktur die volle Datenkontrolle.

Wichtige Funktionen

Projektmanagement

• Projekte erstellen und organisieren mit anpassbaren Vorlagen.
• Zeitpläne, Meilensteine und Fristen festlegen.
• Fortschritt in Echtzeit mit Dashboards und Berichten verfolgen.
• Budget und tatsächliche Kosten mit den Projektfinanzen im Blick behalten.

Aufgabenmanagement

• Aufgaben und Unteraufgaben mit ausführlichen Beschreibungen erstellen.
• Aufgaben mit Prioritätsstufen Teammitgliedern zuweisen.
• Den Aufgabenstatus durch anpassbare Workflows verfolgen.
• Aufgaben in verschiedenen Formaten ansehen – als Liste, Kanban oder Roadmap.

Zeiterfassung

• Jede abrechenbare Stunde mit einem Klick oder per manueller Eingabe erfassen.
• Genau sehen, wohin die Stunden in Projekten und bei Teammitgliedern fließen.
• Zeitberichte erstellen, damit nichts durchrutscht.

Ressourcenplanung

• Die gesamte Kapazität Ihres Teams mit der Arbeitsauslastung auf einem Bildschirm sehen.
• Arbeit ausbalancieren und nach Verfügbarkeit zuweisen.
• Alle produktiv halten, ohne sie zu überfordern.

Zusammenarbeit mit Team und Kunden

• Teammitglieder mit bestimmten Rollen zu Projekten einladen.
• Über Aufgabenkommentare und Projekt-Updates kommunizieren.
• Dateien und Dokumente in Aufgaben und Projekten teilen.
• Kunden Portalzugriff geben, damit sie den Fortschritt ohne endlose Statusmeldungen sehen.

Finanzielle Einblicke

• Mit den Projektfinanzen wissen, welche Projekte und Kunden profitabel sind.
• Die Verbrauchsrate überwachen und geschätzte mit tatsächlichen Kosten vergleichen.
• Entscheidungen auf Basis echter Daten treffen statt nach Bauchgefühl.

Weitere integrierte Werkzeuge

• Ressourcenplaner planen Sie die Woche Ihres Teams ohne Rätselraten voraus.
• Vorlagen starten Sie mit bewährten Workflows statt bei null.
• Phasen geben Sie jedem Projekt eine klare Roadmap, damit alle wissen, was erledigt ist und was als Nächstes kommt.
• Dateiverwaltung halten Sie Dateien dort, wo Ihr Team sie findet.
• Tägliche Zusammenfassung erhalten Sie hilfreiche Updates ohne Lärm.

Aus unserer Erfahrung

Teams, die zuerst Phasen und Status einrichten und erst dann Aufgaben anlegen, holen in der Regel am meisten aus Worklenz heraus: Das Board bleibt von Anfang an übersichtlich, und später ist kein Aufräumen nötig. Wenn Sie von Tabellen umsteigen, geht es meist schneller, Ihre bestehende Aufgabenliste als Projektvorlage zu importieren, als Aufgaben einzeln neu anzulegen.

Erste Schritte

Sie können Worklenz auf drei Wegen nutzen:

• Worklenz Cloud Registrieren Sie sich für ein kostenloses Cloud-Konto und legen Sie mit wenigen Klicks los.
• Worklenz Self-Hosted Installieren und betreiben Sie Worklenz auf Ihren eigenen Servern oder auf unserem dedizierten Server mit der Worklenz-Cloud-Version. Wenden Sie sich an unser Vertriebsteam.
• Worklenz Open Source Installieren und betreiben Sie Worklenz mit unserer Open-Source-Version auf Ihrem Server, einschließlich aller wichtigen Funktionen.

Diese Dokumentation führt Sie durch die Einrichtung Ihres Kontos, das Erstellen Ihres ersten Projekts, die Verwaltung von Aufgaben und die Zusammenarbeit mit Ihrem Team. Nutzen Sie die Seitenleiste, um durch die einzelnen Bereiche zu navigieren.

• Konto erstellen und einrichten Registrieren Sie sich per E-Mail, Google oder Apple, benennen Sie dann Ihre Organisation und laden Sie Ihr Team ein.
• Erstes Projekt erstellen Wählen Sie Kategorie und Kunde, legen Sie Termine fest und bestimmen Sie, wer es sehen darf.
• Aufgaben erstellen und zuweisen Fügen Sie Aufgaben mit Verantwortlichen, Fristen, Prioritäten und Labels hinzu.

Sie finden nicht, wonach Sie suchen, oder etwas stimmt nicht mit dem überein, was Sie in der App sehen? Schauen Sie in die FAQ oder wenden Sie sich an den Support. Wir lesen jede Nachricht und nutzen das Feedback, um diesen Leitfaden aktuell zu halten.