Projektstatus und Phasen – Workflow einrichten
Status sind die Schritte, die eine Aufgabe durchläuft, etwa „Zu erledigen“ oder „In Prüfung“. Phasen sind die größeren Abschnitte eines Projekts, etwa „Design“ oder „Launch“. Beides finden Sie im Projekteinstellungsdialog in der Gruppe Konfiguration, und beides wird in dem Moment gespeichert, in dem Sie etwas ändern.
Auf einen Blick
| Was es ist | Aufgabenstatus (in drei Kategorien gruppiert) und Projektphasen |
| Wo Sie es finden | Öffnen Sie ein Projekt, klicken Sie in der Kopfzeile auf das Zahnrad und wählen Sie unter Konfiguration Status oder Phasen |
| Wer es nutzen kann | Inhaber, Admins, Projektmanager und Team Leads. Mitglieder sehen den Dialog schreibgeschützt |
| Speichern | Bei allem automatisch, außer beim Schalter Übergeordnete Phase automatisch Unteraufgaben zuweisen, der auf Aktualisieren wartet |
| Tarif | Keine Tarifbeschränkung in diesem Dialog |
Wie Sie den Dialog öffnen und was die anderen Bereiche tun, lesen Sie unter Projekteinstellungen.
Wie funktionieren Status?
Status sind in drei Kategorien gruppiert: Zu erledigen, In Arbeit und Erledigt. Jedes Projekt hat alle drei. Ein Status gehört immer zu einer Kategorie, und die Kategorie sagt Worklenz, ob die Arbeit noch nicht begonnen hat, läuft oder abgeschlossen ist.
| Was Sie möchten | So geht’s |
|---|---|
| Status hinzufügen | Klicken Sie in einer Kategorie auf Status hinzufügen, geben Sie einen Namen ein (bis zu 50 Zeichen) und klicken Sie auf Erstellen. Mit Abbrechen brechen Sie ab |
| Status umbenennen | Bearbeiten Sie den Namen direkt (bis zu 50 Zeichen) |
| Farbe ändern | Öffnen Sie die Farbauswahl am Status und klicken Sie auf Übernehmen |
| Neu ordnen | Ziehen Sie einen Status innerhalb seiner Kategorie nach oben oder unten |
| In andere Kategorie verschieben | Ziehen Sie ihn auf eine andere Kategorie. Ein Hinweis lautet „Hier ablegen, um zu verschieben nach“ gefolgt vom Kategorienamen |
| Löschen | Nutzen Sie die Löschen-Aktion und bestätigen Sie Status löschen |
Eine leere Kategorie zeigt „Keine Status in dieser Kategorie“.
Die Regel „mindestens einer pro Kategorie“
Jede Kategorie muss immer einen Status behalten. Wenn Sie versuchen, den letzten Status aus einer Kategorie zu ziehen, erscheint eine Meldung mit dem Titel „Status kann nicht verschoben werden“, und nichts bewegt sich. Legen Sie zuerst einen Ersatz an und verschieben Sie dann den alten.
Was passiert mit den Aufgaben, wenn Sie einen Status löschen?
Die Aufgaben werden in einen anderen Status verschoben, bevor das Löschen durchgeht. Den neuen Status können Sie nicht wählen: Worklenz nimmt den ersten anderen Status in der Liste. Er liegt nicht zwingend in derselben Kategorie.
Wenn der zu löschende Status der letzte seiner Kategorie ist, wird das Löschen mit „In jeder Kategorie muss mindestens ein Status vorhanden sein.“ abgelehnt. Die Bestätigung lautet „Möchten Sie diesen Status wirklich löschen? Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“
Andere Personen, die das Projekt geöffnet haben, sehen Statusänderungen live.
Wie funktionieren Phasen?
Phasen gruppieren Aufgaben in Abschnitte. Der Bereich Phasen beginnt mit der Überschrift „Phasen“ und dem Satz „Pipeline-Phasen, mit denen Aufgaben in diesem Projekt gruppiert und vorangebracht werden.“
Das Wort „Phase“ umbenennen
Phasenbezeichnung ist ein Textfeld ganz oben (bis zu 50 Zeichen, mit Zähler). Was immer Sie eingeben, ersetzt das Wort „Phase“ in diesem Projekt. Ein Team, das in Etappen arbeitet, kann sie also „Stufe“ nennen. Es wird gespeichert, wenn Sie Enter drücken oder das Feld verlassen. Ein leerer Wert wird ohne Meldung abgelehnt, die alte Bezeichnung bleibt.
Phasen hinzufügen und verwalten
| Was Sie möchten | So geht’s |
|---|---|
| Phase hinzufügen | Klicken Sie auf Option hinzufügen, geben Sie einen Namen ein (bis zu 50 Zeichen) und drücken Sie Enter oder klicken Sie auf Erstellen. Mit Esc oder Abbrechen brechen Sie ab |
| Umbenennen | Bearbeiten Sie den Namen direkt (bis zu 50 Zeichen) |
| Farbe ändern | Öffnen Sie die Farbauswahl und klicken Sie auf Übernehmen |
| Neu ordnen | Ziehen Sie am Griff. Worklenz warnt Sie vor Aufgaben, die bereits in Bearbeitung sind |
| Löschen | Bestätigen Sie Phase löschen: „Möchten Sie diese Phase wirklich löschen? Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“ |
Solange es keine Phasen gibt, steht in der Liste „Keine Phase gefunden“ mit einem Link Option hinzufügen. Bei einfachen allgemeinen Projekten genügt ein Name. Datumsauswahlen an Phasen erscheinen bei Roadmap- und Softwareprojekten.
Standardverantwortlicher für jede Phase
Aktivieren Sie Phasen-Verantwortliche aktivieren unter Erweiterte Einstellungen (siehe Erweiterte Projekteinstellungen) und klicken Sie auf Aktualisieren. Zurück bei Phasen erhält jede Phase eine Auswahl für den Verantwortlichen, mit dem Hinweis „Phasen-Verantwortliche sind aktiviert. Legen Sie unten für jede Phase einen Standardverantwortlichen fest…“
Wenn die Option an ist und ein Standardverantwortlicher festgelegt wurde:
- Nur dieser Verantwortliche oder ein Inhaber bzw. Admin kann eine Aufgabe dieser Phase in einen Status „Erledigt“ verschieben.
- Wird die Aufgabe als erledigt markiert, wechselt sie in die nächste Phase und erhält deren Standardverantwortlichen.
- Die letzte Phase bedeutet, dass die Pipeline abgeschlossen ist.
Übergeordnete Phase automatisch Unteraufgaben zuweisen
Dieser Schalter sorgt dafür, dass neue Unteraufgaben die Phase ihrer übergeordneten Aufgabe erben, und hält sie synchron, wenn sich die Phase der übergeordneten Aufgabe ändert. Er bleibt deaktiviert, bis das Projekt mindestens eine Phase hat („Fügen Sie diesem Projekt Phasen hinzu, um die automatische Zuweisung zu nutzen“). Er ist das einzige Bedienelement auf dieser Seite, das mit Aktualisieren gespeichert wird, wodurch die Seite auch neu lädt.
Beispiel
Ein Marketingteam führt Kampagnen durch. Unter Status fügen sie „Kundenprüfung“ zu In Arbeit und „Veröffentlicht“ zu Erledigt hinzu. Unter Phasen setzen sie die Bezeichnung auf „Stufe“ und legen Briefing, Produktion und Launch an. Bevor sie den alten Status „Wartet“ löschen, verschieben sie dessen drei Aufgaben selbst nach „Kundenprüfung“.
Best Practices
- Ordnen Sie jeden neuen Status der Kategorie zu, die seiner Bedeutung entspricht, denn die Kategorie entscheidet, ob Arbeit als nicht begonnen, in Arbeit oder abgeschlossen zählt.
- Verschieben Sie Aufgaben aus einem Status, bevor Sie ihn löschen, denn Worklenz wählt den Ersatz für Sie.
- Behalten Sie beim Umstrukturieren in jeder Kategorie einen Reservestatus, denn der letzte Status einer Kategorie kann weder verschoben noch gelöscht werden.
- Ordnen Sie Phasen, bevor Aufgaben in Bearbeitung sind, denn beim Umordnen werden Sie vor Aufgaben gewarnt, die bereits durchlaufen.
- Legen Sie Standardverantwortliche erst fest, nachdem Sie die Personen ausgewählt haben, denn sie bestimmen, wer Aufgaben in dieser Phase als erledigt markieren darf.