Projekt löschen, archivieren und als Vorlage speichern – das sollten Sie wissen
Das Löschen eines Projekts ist endgültig und die einzige Aktion im Gefahrenbereich des Einstellungsdialogs. Archivieren und das Speichern als Vorlage sind andere Aktionen, die an anderer Stelle in Worklenz liegen. Diese Seite zeigt, wo.
Auf einen Blick
| Was es ist | Löschen (endgültig), Archivieren (aus dem Weg räumen) und Als Vorlage speichern (wiederverwenden) |
| Wo Sie es finden | Löschen: Zahnrad, dann Gefahrenbereich. Archivieren: Zeile in der Projekte-Liste. Als Vorlage speichern: Projektkopfzeile |
| Wer es nutzen kann | Löschen: Inhaber und Admins. Für die anderen siehe die Tabelle unten |
| Tarif | Keine Tarifbeschränkung |
Wo liegt welche Aktion?
| Aktion | Ort | Wer |
|---|---|---|
| Löschen | Projekteinstellungsdialog, Gefahrenbereich am Ende des linken Menüs | Nur Inhaber und Admins |
| Archivieren | Die Seite Projekte, Archiv-Schaltfläche neben dem Einstellungs-Zahnrad in jeder Zeile | Inhaber und Admins archivieren für alle („für alle archivieren“). Andere archivieren nur für sich |
| Als Vorlage speichern | Eine runde Schaltfläche in der Projektkopfzeile, Tooltip „Dieses Projekt als Vorlage speichern“ | Inhaber, Admins und Projektmanager. Für Gäste ausgeblendet |
Im Dialog gibt es keine Schaltfläche „Archivieren“, keinen Eintrag „Als Vorlage speichern“ und keine Option zur Übertragung der Inhaberschaft.
Wie löschen Sie ein Projekt?
- Öffnen Sie das Projekt und klicken Sie in der Kopfzeile auf das Zahnrad.
- Scrollen Sie im linken Menü zum Gefahrenbereich (roter Text).
- Suchen Sie die Karte Dieses Projekt löschen. Darauf steht: „Nach dem Löschen werden alle Aufgaben, Phasen und Projektdaten endgültig entfernt.“
- Klicken Sie auf die Löschen-Schaltfläche. Das Fenster Projektlöschung bestätigen öffnet sich.
- Lesen Sie den Warnhinweis und klicken Sie auf Projekt löschen. Mit Abbrechen schließen Sie das Fenster.
Fehlt Ihnen die Berechtigung, zeigt die Karte „Keine Berechtigung“, und es gibt keine Schaltfläche.
Was entfernt das Löschen?
Die Bestätigung listet alles auf:
- Alle Aufgaben und Unteraufgaben im Projekt
- Aufgabenzuweisungen und Arbeitsprotokolle
- Kommentare und Anhänge
- Projektmitglieder und Einstellungen
Außerdem steht dort „Diese Aktion ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden!“ und „Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“
Es gibt keine Bestätigung durch Eintippen, ein Klick auf Projekt löschen ist also endgültig. Danach sehen Sie „Projekt gelöscht“ und eine Meldung, dass das Projekt „endgültig gelöscht wurde“. Sie landen auf der Seite „Projekte“, die sich einige Sekunden später neu lädt. Schlägt es fehl, erscheint „Projekt konnte nicht gelöscht werden. Bitte versuchen Sie es erneut.“
Was bewirkt stattdessen das Archivieren?
Archivieren verschiebt ein Projekt aus Ihrer aktiven Liste, ohne die Daten zu entfernen. Nutzen Sie dazu die Archiv-Schaltfläche in der Zeile des Projekts auf der Seite Projekte. Wenn ein Inhaber oder Admin archiviert, gilt das für den gesamten Workspace. Wenn jemand anderes archiviert, gilt es nur für diese Person. Zum Durchsuchen Ihrer Liste siehe Alle Projekte anzeigen.
Wie funktioniert „Als Vorlage speichern“?
Klicken Sie in der Projektkopfzeile auf die runde Vorlagen-Schaltfläche. Was eine Vorlage behält und wie Sie aus ihr ein Projekt starten, wird auf dieser Seite nicht behandelt.
Beispiel
Ein Projektmanager schließt einen Website-Relaunch ab. Da er nicht löschen darf, bittet er einen Admin, die Aufgaben zu exportieren, das Projekt für alle zu archivieren und eine Kopie als Vorlage für den nächsten Kunden zu speichern. Monate später löscht ein Admin ein doppeltes Testprojekt über dessen Gefahrenbereich.
Best Practices
- Wählen Sie Archivieren statt Löschen, wenn ein Projekt später noch wichtig sein könnte, denn Löschen entfernt Aufgaben, Arbeitsprotokolle, Kommentare, Anhänge und Mitglieder für immer.
- Exportieren Sie zuerst, denn ein gelöschtes Projekt lässt sich innerhalb von Worklenz nicht wiederherstellen.
- Lassen Sie gemeinsam genutzte Projekte von einem Inhaber oder Admin archivieren, denn deren Archivierung gilt für alle, während andere es nur für sich ausblenden.
- Speichern Sie eine Vorlage, bevor Sie ein abgeschlossenes Projekt löschen, das sich wiederholen könnte, denn die Vorlagen-Schaltfläche ist vom Löschen getrennt und erfordert Zugriff als Inhaber, Admin oder Projektmanager.