Erweiterte Projekteinstellungen – Fortschritt und Aufgabenregeln
Die erweiterten Einstellungen bestimmen, wie ein Projekt den Fortschritt misst und wer Aufgaben erstellen, zuweisen und weiterführen darf. Nutzen Sie sie, wenn die Standardwerte nicht zur Arbeitsweise Ihres Teams passen, etwa wenn Leads die Zuweisung steuern sollen. Alles hier gilt nur für ein einzelnes Projekt.
Auf einen Blick
| Was es ist | Vier Karten: Fortschrittseinstellungen, Aufgabeneinstellungen, Zugriffskontrolle, Phasen-Verantwortliche |
| Wo Sie es finden | Projekteinstellungen, Erweiterte Einstellungen |
| Wer es nutzen kann | Inhaber, Admins, Projektmanager und Team Leads |
| Speichern mit | Aktualisieren (danach wird die Seite neu geladen) |
| Tarif | Alle Optionen funktionieren in jedem Tarif, außer der Zugriffskontrolle, die Business erfordert |
Welche Fortschrittsmethode sollten Sie wählen?
Es kann immer nur eine Methode aktiv sein. Wenn Sie eine einschalten, werden die anderen ausgeschaltet. Schalten Sie die aktive aus, sind alle drei aus. Anfangs sind alle aus.
| Option | Was sie bewirkt | Standard |
|---|---|---|
| Manueller Fortschritt | Erlaubt, den Fortschritt bei Aufgaben ohne Unteraufgaben von Hand zu aktualisieren | Aus |
| Gewichteter Fortschritt | Berechnet den Fortschritt aus den Gewichtungen der Unteraufgaben | Aus |
| Zeitbasierter Fortschritt | Berechnet den Fortschritt aus der geschätzten Zeit | Aus |
Aufgabeneinstellungen
Aufgaben dem Ersteller zuweisen weist eine neue Aufgabe automatisch der Person zu, die sie erstellt. Standardmäßig ist die Option aus.
Wie funktioniert die Zugriffskontrolle?
Die Zugriffskontrolle hat einen einzigen Schalter: Aufgabenzuweisung auf Admins und Team Leads beschränken. Ist er an, können nur Admins und Team Leads Aufgaben erstellen und zuweisen. Teammitglieder sehen nur die ihnen zugewiesenen Aufgaben.
Das sollten Sie wissen:
- Inhaber, Admins und Team Leads sind nie eingeschränkt. Die Regel richtet sich nach der Teamrolle einer Person, nicht nach ihrer Mitgliedschaft in diesem Projekt.
- Sie blockiert das Hinzufügen von Aufgaben (auch per Schnellhinzufügen), das Ändern von Verantwortlichen und das Bearbeiten von Abhängigkeiten. Eingeschränkte Personen sehen „Die Aufgabenerstellung ist eingeschränkt. Bitte wenden Sie sich an den Admin, um Zugriff zu erhalten.“
- Wenn Ihre Organisation dieselbe Einschränkung zusätzlich auf Workspace-Ebene aktiviert, gilt sie für das Projekt, sobald eine von beiden aktiv ist. Die Projekteinstellung kann die des Workspace nicht aufheben.
- Sie erfordert den Business-Tarif. In niedrigeren Tarifen ist der Schalter deaktiviert, und ein blaues Banner mit „Business-Tarif erforderlich“ und der Schaltfläche Tarif upgraden erscheint.
Wie funktionieren Phasen-Verantwortliche?
Aktivieren Sie Phasen-Verantwortliche aktivieren, um jeder Phase einen Standardverantwortlichen zuzuweisen.
- Schalten Sie unter Erweiterte Einstellungen Phasen-Verantwortliche aktivieren ein und klicken Sie auf Aktualisieren.
- Öffnen Sie Phasen. Bei jeder Phase erscheint jetzt eine Auswahl.
- Wählen Sie für jede Phase einen Standardverantwortlichen.
Wenn die Option an ist und für die Phase ein Standardverantwortlicher festgelegt wurde:
- Nur dieser Verantwortliche oder ein Inhaber bzw. Admin kann eine Aufgabe in einen Status „Erledigt“ verschieben.
- Wird eine Aufgabe als erledigt markiert, wechselt sie in die nächste Phase und wird dem Standardverantwortlichen dieser Phase zugewiesen.
- In der letzten Phase schließt das Erledigen der Aufgabe die Pipeline ab.
Andere Personen können die Aufgabe weiterhin bearbeiten und kommentieren. Die Phasenliste finden Sie unter Status und Phasen.
Beispiel
Eine Designagentur arbeitet mit einer Pipeline aus drei Phasen: Design, Review, Auslieferung. Mo schaltet Phasen-Verantwortliche aktivieren ein und legt Sam als Verantwortlichen für Review fest. Wenn eine Designerin eine Aufgabe als erledigt markiert, wandert sie in die Review-Phase und landet bei Sam. Nur Sam oder ein Admin kann sie dann als erledigt markieren.
Best Practices
- Wählen Sie gleich zu Beginn eine Fortschrittsmethode und bleiben Sie dabei, denn es kann nur eine aktiv sein, und ein Wechsel schaltet die anderen aus.
- Wählen Sie „Manueller Fortschritt“, wenn die meisten Aufgaben keine Unteraufgaben haben, denn genau diesen Fall beschreibt der Tooltip.
- Geben Sie Ihren Leads vor der Einschränkung die Rolle Team Lead, denn nur Team Leads und Admins sind davon ausgenommen.
- Kombinieren Sie die Einschränkung bewusst mit den Projekt-Datenschutzeinstellungen, denn die Einschränkung verhindert das Erstellen und Zuweisen, während der Datenschutz Aufgaben ausblendet.
- Legen Sie für jede Phase einen Standardverantwortlichen fest, bevor Sie sich auf die Funktion verlassen, denn eine Phase ohne ihn hat keinen festgelegten Verantwortlichen für das Weiterschieben.