Ajustes avanzados del proyecto: progreso y reglas de tareas
Los ajustes avanzados controlan cómo mide un proyecto el progreso y quién puede crear, asignar y hacer avanzar las tareas. Úselos cuando los valores predeterminados no encajen con la forma de trabajar de su equipo, por ejemplo cuando los líderes deban controlar la asignación. Todo lo de aquí se aplica solo a un proyecto.
De un vistazo
| Qué es | Cuatro tarjetas: Ajustes de progreso, Ajustes de tareas, Control de acceso, Responsables de fase |
| Dónde encontrarlo | Ajustes del proyecto, Ajustes avanzados |
| Quién puede usarlo | Propietarios, administradores, gestores de proyecto y líderes de equipo |
| Se guarda con | Actualizar (después la página se recarga) |
| Plan | Todas las opciones funcionan en cualquier plan, salvo Control de acceso, que requiere Business |
¿Qué método de progreso debería elegir?
Solo puede haber un método activo a la vez. Al activar uno, los demás se desactivan. Si desactiva el que está activo, quedan los tres desactivados. Todos empiezan desactivados.
| Opción | Qué hace | Valor predeterminado |
|---|---|---|
| Progreso manual | Permite actualizar el progreso a mano en tareas sin subtareas | Desactivado |
| Progreso ponderado | Calcula el progreso a partir de los pesos de las subtareas | Desactivado |
| Progreso basado en el tiempo | Calcula el progreso a partir del tiempo estimado | Desactivado |
Ajustes de tareas
Asignar tareas al creador asigna automáticamente una tarea nueva a la persona que la crea. Está desactivado de forma predeterminada.
¿Cómo funciona el control de acceso?
El control de acceso tiene un único interruptor, Restringir la asignación de tareas a administradores y líderes de equipo. Cuando está activado, solo los administradores y los líderes de equipo pueden crear y asignar tareas. Los miembros del equipo solo pueden ver las tareas que se les han asignado.
Conviene saber:
- Los propietarios, administradores y líderes de equipo nunca tienen restricciones. La regla depende del rol de una persona en el equipo, no de su pertenencia a este proyecto.
- Bloquea añadir tareas (incluida la adición rápida), cambiar responsables y editar dependencias. Una persona restringida ve «La creación de tareas está restringida. Póngase en contacto con un administrador para obtener acceso».
- Si su organización activa además la misma restricción a nivel del espacio de trabajo, el proyecto queda restringido cuando cualquiera de las dos está activa. El ajuste del proyecto no puede anular el del espacio de trabajo.
- Requiere el plan Business. En planes inferiores, el interruptor está desactivado y un banner azul indica «Se requiere el plan Business» con un botón de Mejorar plan.
¿Cómo funcionan los responsables de fase?
Active Habilitar responsables de fase para dar a cada fase un responsable predeterminado.
- En Ajustes avanzados, active Habilitar responsables de fase y haga clic en Actualizar.
- Abra Fases. Ahora aparece un selector en cada fase.
- Elija un responsable predeterminado para cada fase.
Con la opción activada y un responsable predeterminado definido en la fase:
- Solo ese responsable, o un propietario o administrador, puede mover una tarea a un estado Hecho.
- Cuando se marca una tarea como hecha, pasa a la siguiente fase y se asigna al responsable predeterminado de esa fase.
- En la última fase, terminar la tarea completa el flujo.
No impide que otras personas editen o comenten la tarea. Para la lista de fases, consulte estados y fases.
Ejemplo
Una agencia de diseño trabaja con un flujo de tres fases: Diseño, Revisión y Entrega. Mo activa Habilitar responsables de fase y asigna a Sam como responsable de Revisión. Cuando un diseñador marca una tarea como hecha, pasa a Revisión y llega a Sam. Solo Sam o un administrador pueden entonces marcarla como hecha.
Buenas prácticas
- Elija un método de progreso al principio y mantenga la elección, porque solo puede haber uno activo y cambiar desactiva los demás.
- Elija Progreso manual cuando la mayoría de las tareas no tengan subtareas, porque ese es el caso que describe su información emergente.
- Antes de restringir la asignación, dé el rol de líder de equipo a sus líderes, porque los líderes de equipo y los administradores son los únicos exentos.
- Combine la restricción con la privacidad del proyecto a propósito, porque la restricción impide crear y asignar, mientras que la privacidad oculta tareas.
- Defina un responsable predeterminado para cada fase antes de confiar en la función, porque una fase sin él no tiene nadie que la haga avanzar.