Configurações avançadas do projeto: progresso e regras de tarefas
As configurações avançadas controlam como um projeto mede o progresso e quem pode criar, atribuir e avançar tarefas. Use-as quando os padrões não combinarem com o jeito de trabalhar da sua equipe, por exemplo quando os líderes devem controlar a atribuição. Tudo aqui vale apenas para um projeto.
Visão rápida
| O que é | Quatro cartões: Configurações de progresso, Configurações de tarefas, Controle de acesso, Responsáveis por fase |
| Onde encontrar | Configurações do projeto, Configurações avançadas |
| Quem pode usar | Proprietários, administradores, gerentes de projeto e líderes de equipe |
| Salva com | Atualizar (depois a página é recarregada) |
| Plano | Todas as opções funcionam em qualquer plano, exceto o Controle de acesso, que exige Business |
Qual método de progresso escolher?
Só um método pode ficar ativo por vez. Ao ligar um, os outros são desligados. Se você desligar o ativo, os três ficam desligados. Todos começam desligados.
| Opção | O que faz | Padrão |
|---|---|---|
| Progresso manual | Permite atualizar o progresso à mão em tarefas sem subtarefas | Desligado |
| Progresso ponderado | Calcula o progresso a partir dos pesos das subtarefas | Desligado |
| Progresso baseado em tempo | Calcula o progresso a partir do tempo estimado | Desligado |
Configurações de tarefas
Atribuir tarefas ao criador atribui automaticamente uma tarefa nova à pessoa que a cria. Vem desligado por padrão.
Como funciona o controle de acesso?
O controle de acesso tem um único botão, Restringir a atribuição de tarefas a administradores e líderes de equipe. Quando ligado, só administradores e líderes de equipe podem criar e atribuir tarefas. Os membros da equipe só veem as tarefas atribuídas a eles.
O que vale saber:
- Proprietários, administradores e líderes de equipe nunca são restringidos. A regra segue a função da pessoa na equipe, não a participação dela neste projeto.
- Ele bloqueia adicionar tarefas (inclusive pela adição rápida), mudar responsáveis e editar dependências. Uma pessoa restrita vê “A criação de tarefas está restrita. Entre em contato com um administrador para obter acesso.”
- Se a sua organização também ligar a mesma restrição no nível do espaço de trabalho, o projeto fica restrito quando qualquer uma das duas estiver ativa. A configuração do projeto não substitui a do espaço de trabalho.
- Exige o plano Business. Abaixo disso, o botão fica desativado e um banner azul mostra “Plano Business necessário” com um botão Fazer upgrade.
Como funcionam os responsáveis por fase?
Ative Habilitar responsáveis por fase para dar a cada fase um responsável padrão.
- Em Configurações avançadas, ligue Habilitar responsáveis por fase e clique em Atualizar.
- Abra Fases. Agora aparece um seletor em cada fase.
- Escolha um responsável padrão para cada fase.
Com a opção ligada e um responsável padrão definido na fase:
- Somente esse responsável, ou um proprietário ou administrador, pode mover uma tarefa para um status Concluído.
- Quando a tarefa é marcada como concluída, ela vai para a próxima fase e é atribuída ao responsável padrão dessa fase.
- Na última fase, concluir a tarefa encerra o fluxo.
Isso não impede que outras pessoas editem ou comentem a tarefa. Para a lista de fases, veja status e fases.
Exemplo
Uma agência de design trabalha com um fluxo de três fases: Design, Revisão e Entrega. Mo liga Habilitar responsáveis por fase e define Sam como responsável pela Revisão. Quando uma designer marca uma tarefa como concluída, ela vai para a Revisão e cai com o Sam. Somente o Sam ou um administrador pode então marcá-la como concluída.
Boas práticas
- Escolha um método de progresso no início e mantenha, porque só um pode ficar ativo e trocar desliga os outros.
- Escolha o Progresso manual quando a maioria das tarefas não tiver subtarefas, pois é esse o caso que a dica descreve.
- Antes de restringir a atribuição, dê aos seus líderes a função de líder de equipe, porque líderes de equipe e administradores são os únicos isentos.
- Combine a restrição com a privacidade do projeto de propósito, porque a restrição impede criar e atribuir, enquanto a privacidade oculta tarefas.
- Defina um responsável padrão para cada fase antes de contar com o recurso, porque uma fase sem responsável não tem quem a faça avançar.