Status e fases do projeto: configure seu fluxo de trabalho
Status são as etapas pelas quais uma tarefa passa, como “A fazer” ou “Em revisão”. Fases são os estágios maiores de um projeto, como “Design” ou “Lançamento”. Os dois ficam na caixa de configurações do projeto, no grupo Configuração, e os dois são salvos no momento em que você os altera.
Visão rápida
| O que é | Status de tarefas (agrupados em três categorias) e fases do projeto |
| Onde encontrar | Abra um projeto, clique na engrenagem no cabeçalho e escolha Status ou Fases em Configuração |
| Quem pode usar | Proprietários, administradores, gerentes de projeto e líderes de equipe. Membros veem a caixa somente leitura |
| Salvamento | Automático para tudo, exceto o botão Atribuir automaticamente a fase principal às subtarefas, que espera o Atualizar |
| Plano | Sem restrição de plano nesta caixa |
Para saber como abrir a caixa e o que as outras seções fazem, veja as configurações do projeto.
Como funcionam os status?
Os status são agrupados em três categorias: A fazer, Em andamento e Concluído. Todo projeto tem as três. Um status sempre pertence a uma categoria, e a categoria diz ao Worklenz se o trabalho ainda não começou, está em andamento ou terminou.
| O que você quer | Como |
|---|---|
| Adicionar um status | Clique em Adicionar status dentro de uma categoria, digite um nome (até 50 caracteres) e clique em Criar. Cancelar desiste |
| Renomear um status | Edite o nome diretamente (até 50 caracteres) |
| Mudar a cor | Abra o seletor de cor no status e clique em Aplicar |
| Reordenar | Arraste um status para cima ou para baixo dentro da categoria |
| Mover para outra categoria | Arraste-o para outra categoria. Uma dica diz “Solte aqui para mover para” seguida do nome da categoria |
| Excluir | Use a ação de excluir e confirme Excluir status |
Uma categoria vazia mostra “Nenhum status nesta categoria”.
A regra de pelo menos um por categoria
Cada categoria deve sempre manter um status. Se você tentar arrastar o último status para fora de uma categoria, aparece uma mensagem com o título “Não é possível mover o status” e nada se move. Adicione primeiro um substituto e depois mova o antigo.
O que acontece com as tarefas quando você exclui um status?
As tarefas são movidas para outro status antes de a exclusão ser concluída. Você não escolhe o novo status: o Worklenz pega o primeiro outro status da lista. Não há garantia de que ele esteja na mesma categoria.
Se o status que você está excluindo for o último da categoria, a exclusão é recusada com “Deve existir pelo menos um status em cada categoria.” A confirmação diz “Tem certeza de que deseja excluir este status? Esta ação não pode ser desfeita.”
Outras pessoas com o projeto aberto veem as mudanças de status ao vivo.
Como funcionam as fases?
As fases agrupam tarefas em estágios. A seção Fases abre com o título “Fases” e a linha “Fases do fluxo usadas para agrupar e avançar as tarefas deste projeto.”
Renomear a palavra “Fase”
Rótulo da fase é uma caixa de texto no topo (até 50 caracteres, com contador). O que você digitar substitui a palavra “Fase” em todo este projeto, então uma equipe que trabalha em etapas pode chamá-las de “Etapa”. Ele é salvo quando você pressiona Enter ou sai do campo. Um valor vazio é recusado sem mensagem, e o rótulo antigo permanece.
Adicionar e gerenciar fases
| O que você quer | Como |
|---|---|
| Adicionar uma fase | Clique em Adicionar opção, digite um nome (até 50 caracteres) e pressione Enter ou clique em Criar. Esc ou Cancelar desiste |
| Renomear | Edite o nome diretamente (até 50 caracteres) |
| Mudar a cor | Abra o seletor de cor e clique em Aplicar |
| Reordenar | Arraste pela alça. O Worklenz avisa sobre tarefas que já estão em andamento |
| Excluir | Confirme Excluir fase: “Tem certeza de que deseja excluir esta fase? Esta ação não pode ser desfeita.” |
Sem fases ainda, a lista mostra “Nenhuma fase encontrada” com um link Adicionar opção. Projetos gerais simples pedem apenas um nome. Seletores de data nas fases aparecem em projetos de roadmap e de software.
Responsável padrão de cada fase
Ative Habilitar responsáveis por fase em Configurações avançadas (veja as configurações avançadas do projeto) e clique em Atualizar. De volta a Fases, cada fase ganha um seletor de responsável, com a nota “Os responsáveis por fase estão habilitados. Defina um responsável padrão para cada fase abaixo…”
Com a opção ligada e um responsável padrão definido:
- Somente esse responsável, ou um proprietário ou administrador, pode mover uma tarefa dessa fase para um status Concluído.
- Quando a tarefa é marcada como concluída, ela vai para a próxima fase e recebe o responsável padrão dessa fase.
- A última fase significa que o fluxo está completo.
Atribuir automaticamente a fase principal às subtarefas
Este botão faz com que as novas subtarefas herdem a fase da tarefa principal e as mantém alinhadas quando a fase da principal muda. Ele fica desativado até o projeto ter pelo menos uma fase (“Adicione fases a este projeto para usar a atribuição automática”). É o único controle desta página salvo com Atualizar, o que também recarrega a página.
Exemplo
Uma equipe de marketing conduz campanhas. Em Status, eles adicionam “Revisão do cliente” a Em andamento e “Publicado” a Concluído. Em Fases, definem o rótulo como “Etapa” e adicionam Briefing, Produção e Lançamento. Antes de excluir um antigo status “Aguardando”, eles mesmos movem suas três tarefas para “Revisão do cliente”.
Boas práticas
- Coloque cada novo status na categoria que corresponde ao significado dele, porque a categoria decide se o trabalho conta como não iniciado, em andamento ou concluído.
- Mova as tarefas para fora de um status antes de excluí-lo, porque o Worklenz escolhe o substituto por você.
- Mantenha um status reserva em cada categoria ao reorganizar, porque o último status de uma categoria não pode ser movido nem excluído.
- Ordene as fases antes de haver tarefas em andamento, porque reordenar avisa sobre tarefas que já estão passando por elas.
- Defina responsáveis padrão só depois de escolher as pessoas, porque eles controlam quem pode marcar tarefas como concluídas naquela fase.