Estados y fases del proyecto: configure su flujo de trabajo
Los estados son los pasos por los que avanza una tarea, como «Por hacer» o «En revisión». Las fases son las etapas más amplias de un proyecto, como «Diseño» o «Lanzamiento». Ambos están en el cuadro de ajustes del proyecto, dentro del grupo Configuración, y ambos se guardan en el momento en que los cambia.
De un vistazo
| Qué es | Estados de tareas (agrupados en tres categorías) y fases del proyecto |
| Dónde encontrarlo | Abra un proyecto, haga clic en el engranaje de la cabecera y elija Estados o Fases en Configuración |
| Quién puede usarlo | Propietarios, administradores, gestores de proyecto y líderes de equipo. Los miembros ven el cuadro en solo lectura |
| Guardado | Automático en todo, salvo el interruptor Asignar automáticamente la fase principal a las subtareas, que espera a Actualizar |
| Plan | Sin restricción de plan en este cuadro |
Para saber cómo abrir el cuadro y qué hacen las demás secciones, consulte los ajustes del proyecto.
¿Cómo funcionan los estados?
Los estados se agrupan en tres categorías: Por hacer, En curso y Hecho. Todos los proyectos tienen las tres. Un estado pertenece siempre a una categoría, y la categoría indica a Worklenz si el trabajo no ha empezado, está en marcha o ha terminado.
| Lo que quiere | Cómo |
|---|---|
| Añadir un estado | Haga clic en Añadir estado dentro de una categoría, escriba un nombre (hasta 50 caracteres) y haga clic en Crear. Cancelar sale sin guardar |
| Renombrar un estado | Edite su nombre directamente (hasta 50 caracteres) |
| Cambiar su color | Abra el selector de color del estado y haga clic en Aplicar |
| Reordenar | Arrastre un estado hacia arriba o hacia abajo dentro de su categoría |
| Moverlo a otra categoría | Arrástrelo sobre otra categoría. Una indicación dice «Suelte aquí para mover a» seguida del nombre de la categoría |
| Eliminar | Use la acción de eliminar y confirme Eliminar estado |
Una categoría vacía muestra «No hay estados en esta categoría».
La regla de al menos uno por categoría
Cada categoría debe conservar siempre un estado. Si intenta arrastrar el último estado fuera de una categoría, aparece un mensaje titulado «No se puede mover el estado» y no se mueve nada. Añada primero un sustituto y luego mueva el antiguo.
¿Qué pasa con las tareas cuando elimina un estado?
Las tareas se mueven a otro estado antes de que se complete la eliminación. No puede elegir el nuevo estado: Worklenz escoge el primer estado distinto de la lista. No se garantiza que esté en la misma categoría.
Si el estado que va a eliminar es el último de su categoría, la eliminación se rechaza con «Debe existir al menos un estado en cada categoría». La confirmación dice «¿Seguro que desea eliminar este estado? Esta acción no se puede deshacer».
Las demás personas que tengan el proyecto abierto ven los cambios de estado en directo.
¿Cómo funcionan las fases?
Las fases agrupan las tareas en etapas. La sección Fases se abre con el encabezado «Fases» y la línea «Fases del flujo usadas para agrupar y hacer avanzar las tareas de este proyecto».
Cambiar el nombre de la palabra «Fase»
Etiqueta de fase es un cuadro de texto en la parte superior (hasta 50 caracteres, con contador). Lo que escriba sustituye la palabra «Fase» en todo este proyecto, de modo que un equipo que trabaja por etapas puede llamarlas «Etapa». Se guarda al pulsar Intro o al salir del campo. Un valor vacío se rechaza sin mensaje y se conserva la etiqueta anterior.
Añadir y gestionar fases
| Lo que quiere | Cómo |
|---|---|
| Añadir una fase | Haga clic en Añadir opción, escriba un nombre (hasta 50 caracteres) y pulse Intro o haga clic en Crear. Esc o Cancelar sale sin guardar |
| Renombrar | Edite el nombre directamente (hasta 50 caracteres) |
| Cambiar su color | Abra el selector de color y haga clic en Aplicar |
| Reordenar | Arrastre el control. Worklenz le avisa de las tareas que ya están en curso |
| Eliminar | Confirme Eliminar fase: «¿Seguro que desea eliminar esta fase? Esta acción no se puede deshacer» |
Si aún no hay fases, la lista dice «No se encontraron fases» con un enlace Añadir opción. Los proyectos generales sencillos solo piden un nombre. Los selectores de fecha en las fases aparecen en proyectos de hoja de ruta y de software.
Responsable predeterminado de cada fase
Active Habilitar responsables de fase en Ajustes avanzados (consulte los ajustes avanzados del proyecto) y haga clic en Actualizar. De vuelta en Fases, cada fase tiene un selector de responsable, con la nota «Los responsables de fase están habilitados. Defina un responsable predeterminado para cada fase a continuación…»
Con la opción activada y un responsable predeterminado definido:
- Solo ese responsable, o un propietario o administrador, puede mover una tarea de esa fase a un estado Hecho.
- Cuando la tarea se marca como hecha, pasa a la siguiente fase y recibe el responsable predeterminado de esa fase.
- La última fase significa que el flujo está completo.
Asignar automáticamente la fase principal a las subtareas
Este interruptor hace que las subtareas nuevas hereden la fase de su tarea principal, y las mantiene sincronizadas cuando cambia la fase de la principal. Permanece desactivado hasta que el proyecto tiene al menos una fase («Añada fases a este proyecto para usar la asignación automática»). Es el único control de esta página que se guarda con Actualizar, lo que además recarga la página.
Ejemplo
Un equipo de marketing gestiona campañas. En Estados añaden «Revisión del cliente» a En curso y «Publicado» a Hecho. En Fases ponen la etiqueta «Etapa» y añaden Briefing, Producción y Lanzamiento. Antes de eliminar un antiguo estado «En espera», mueven ellos mismos sus tres tareas a «Revisión del cliente».
Buenas prácticas
- Ponga cada estado nuevo en la categoría que corresponda a su significado, porque la categoría decide si el trabajo cuenta como no iniciado, en curso o terminado.
- Mueva las tareas fuera de un estado antes de eliminarlo, porque Worklenz elige el sustituto por usted.
- Conserve un estado de reserva en cada categoría al reorganizar, porque el último estado de una categoría no se puede mover ni eliminar.
- Ordene las fases antes de que haya tareas en curso, porque al reordenar se le avisa de las tareas que ya avanzan por ellas.
- Defina los responsables predeterminados solo después de elegir a las personas, porque determinan quién puede marcar tareas como hechas en esa fase.